Hệ thống ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống (Hệ thống SG3.1) đã giúp công tác kế toán, quản lý tài chính và quản lý đầu tư xây dựng của NHNN chặt chẽ, số liệu kế toán tài chính chính xác và minh bạch, đồng thời cung cấp kịp thời các thông tin nhằm hỗ trợ hiệu quả yêu cầu quản lý của NHNN Trung ương hiện đại.
Hệ thống phần mềm ngân hàng lõi, kế toán, lập ngân sách và tích hợp hệ thống thuộc phạm vi Hợp đồng SG3.1 là một trong những hệ thống phần mềm quan trọng của Dự án Hệ thống quản lý thông tin và Hiện đại hóa ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam (Dự án FSMIMS), có phạm vi triển khai và đối tượng thụ hưởng lớn, bao phủ 17 Vụ, Cục, cơ quan, đơn vị sự nghiệp của NHTW, 63 NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố và hơn 100 tổ chức tín dụng trên toàn quốc. Mục tiêu của hệ thống này là nhằm xây dựng một hệ thống kế toán và thông tin kế toán tập trung, xử lý các nghiệp vụ NHTW một cách tự động, tích hợp các phần mềm nghiệp vụ liên quan, đảm bảo khả năng khai thác dữ liệu chính xác và kịp thời.
Tham gia triển khai ngay từ đầu Dự án, Vụ Tài chính - Kế toán đã bố trí cán bộ phối hợp với Ban Quản lý dự án FSMIMS và Nhà thầu thực hiện triển khai từ khâu rà soát đánh giá hiện trạng của hệ thống tài chính, kế toán cũ đến việc thiết kế chức năng kế toán, tài chính, test tích hợp hệ thống, test người sử dụng và golive hệ thống mới.
Mặc dù gặp không ít khó khăn trong quá trình triển khai dự án, nhưng với quyết tâm cao của toàn thể cán bộ tham gia triển khai Dự án nói chung và cán bộ, công chức Vụ Tài chính – Kế toán nói riêng, sau 2 năm triển khai xây dựng, giai đoạn 1 Hệ thống SG3.1 đã được đưa vào sử dụng ngày 01/12/2015 và giai đoạn 2 của Hệ thống được đưa vào sử dụng từ ngày 20/9/2016.
Sự thay đổi công nghệ là một trong 4 yếu tố tác động đến hoạt động của một cơ quan đơn vị. Việc hoàn thành và đưa vào sử dụng Hệ thống SG3.1 đã tạo sự thay đổi rất lớn đối với công tác kế toán, tài chính và quản lý dự án đầu tư của NHNN.
Sự thay đổi đầu tiên chính là hệ thống tài khoản kế toán. Trên cơ sở khuyến nghị của tư vấn Earn & Young và hệ thống pháp luật kế toán, chuẩn mực kế toán của Việt Nam, NHNN đã ban hành hệ thống tài khoản kế toán mới phù hợp với Hệ thống thông tin kế toán thuộc dự án FSMIMS. So với hệ thống tài khoản cũ, hệ thống tài khoản mới này được thiết kế khoa học tinh gọn do đã loại bỏ các tài khoản chi tiết mang tính chất thống kê, đồng thời có thể dễ dàng mở rộng để đáp ứng nhu cầu ghi nhận các nghiệp vụ mới có thể phát sinh trong tương lai và cho phép theo dõi đa tệ, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu về cơ chế quản lý tài chính, chế độ kế toán của NHNN theo quy định tại Quyết định số 07/2013/QĐ-TTg ngày 24/1/2013 và Quyết định số 08/2013/QĐ-TTg ngày 14/1/2013 của Thủ tướng Chính phủ
Cùng với sự thay đổi hệ thống tài khoản, công tác kế toán, quản lý tài chính và đầu tư xây dựng của NHNN cũng đã được chuyển đổi từ mô hình phân tán tại các đơn vị chi nhánh NHNN trên toàn quốc sang một hệ thống tập trung, duy nhất và xử lý tự động, trực tuyến. Cụ thể:
Thứ nhất, toàn bộ các hoạt động, nghiệp vụ kế toán, tài chính hàng ngày của NHNN trước đây thực hiện phân tán trên các phân hệ quản lý nghiệp vụ khác nhau và thiếu sự liên kết giữa các phân hệ nghiệp vụ nay thực hiện trên một hệ thống tập trung, duy nhất, có sự kết nối giữa các phân hệ quản lý nghiệp vụ và kết nối với hệ thống kế toán tạo thành một chu trình khép kín.
Thứ hai, các giao dịch, hạch toán kế toán, thanh toán... được xử lý tự động, xuyên suốt theo nguyên tắc mỗi số liệu chỉ nhập vào hệ thống một lần và kiểm soát bốn mắt; dữ liệu được chuyển tiếp liên thông giữa các hệ thống và kiểm soát theo nguyên tắc đã định sẵn nên số lượng khâu kiểm soát chứng từ giấy và xử lý chứng từ, sai sót được giảm thiểu, tiết kiệm thời gian tác nghiệp nghiệp vụ, tăng tính chính xác của dữ liệu. Tuy nhiên, công tác hậu kiểm cuối ngày đòi hỏi các đơn vị phải quan tâm thực hiện đúng quy định để phát hiện kịp thời các sai sót.
Thứ ba, các bộ phận, đơn vị có chức năng kiểm soát, đối chiếu tại các đơn vị NHNN và của toàn hệ thống NHNN như Vụ Tài chính – Kế toán có thể truy cập ngay trên hệ thống thực hiện kiểm soát, đối chiếu dữ liệu giữa các nghiệp vụ của đơn vị cũng như dữ liệu giữa các đơn vị NHNN của toàn hệ thống một cách tức thời, dễ dàng. Các bút toán điều chỉnh của các đơn vị NHNN được kiểm soát chặt chẽ, bút toán hạch toán lùi ngày (backdate) phải được NHNN (Vụ Tài chính - Kế toán) chấp thuận. Do đó, số liệu kế toán, tài chính của NHNN luôn được đảm bảo thống nhất, khớp đúng và chính xác.
Thứ tư, việc lập Bảng cân đối tài khoản kế toán toàn hệ thống được thực hiện hàng ngày (thời gian hoàn tất vào cuối giờ sáng hoặc đầu giờ chiều ngày kế tiếp), lập Bảng cân đối tài khoản toàn hệ thống theo tháng cũng được hoàn tất sớm hơn từ 2 đến 3 ngày; việc tra cứu, chiết xuất các dữ liệu, thu, chi tài chính theo ngày/tháng/nămcũng như dữ liệu chi tiết về tài sản của các đơn vị NHNN nói riêng và của toàn hệ thống NHNN nói chung được thực hiện trực tuyến, dễ dàng... đã đáp ứng kịp thời thông tin nhằm hỗ trợ hiệu quả trong việc ra các quyết định quản lý, điều hành công tác quản lý tài chính, tài sản và đầu tư xây dựng cơ bản của NHNN.
Thứ năm, với hệ thống các mẫu biểu báo cáo thuộc phân hệ tài sản, ngân sách, Sổ cái GL...được thiết lập sẵn công thức có trên hệ thống và được sử dụng đồng nhất giữa các đơn vị NHNN đã tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị chức năng của NHNN (Vụ Tài chính - Kế toán) trong việc tổng hợp, lập kế hoạch tài chính, ngân sách, kế hoạch mua sắm tài sản, đầu tư xây dựng của NHNN một cách nhanh chóng và có độ chính xác cao. Đồng thời cũng giúp NHNN có thể theo dõi được số liệu thực tế thực hiện với số liệu kế hoạch; thông tin tài chính toàn hệ thống NHNN minh bạch.
Tuy nhiên, bên cạnh những thay đổi tích cực đó, cán bộ làm công tác kế toán của NHNN phải chấp nhận những thay đổi “phiền toái” như: thời gian nhập liệu và kiểm soát dữ liệu tăng gấp bội; một số giao diện và nghiệp vụ thể hiện bằng tiếng Anh; thường xuyên phải làm thêm giờ vào cuối buổi chiều...
Sau gần 2 năm vận hành chính thức, mặc dù Hệ thống SG3.1 vẫn còn một số lỗi nhỏ cần phải chỉnh sửa nhằm đảm bảo phù hợp với thực tế của NHNN nhưng có thể khẳng định, hệ thống SG3.1 đã đáp ứng được yêu cầu của NHNN trong việc thực hiện nghiệp vụ kế toán, tài chính cũng như khai thác thông tin phục quản lý.
Theo đánh giá của Vụ Tài chính – Kế toán, những yếu tố tạo nên sự thành công của việc triển khai Hệ thống SG3.1 của NHNN chính là: trong suốt quá trình triển khai dự án, Ban lãnh đạo NHNN luôn có những chỉ đạo sát sao đối với dự án; Lãnh đạo các đơn vị Vụ, Cục, Sở giao dịch, chi nhánh NHNN cũng luôn tạo điều kiện, bố trí những cán bộ có chuyên môn và nghiệp vụ tham gia triển khai dự án; các cán bộ trực tiếp tham gia dự án có tinh thần trách nhiệm cao, nhiệt tình, sáng tạo và có sự phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện dự án. Đặc biệt, phải kể đến sự cố gắng của đội ngũ cán bộ làm công tác kế toán tại các chi nhánh NHNN; mặc dù không được tham gia triển khai dự án ngay từ đầu nhưng cán bộ kế toán tại các chi nhánh NHNN đã nắm bắt và nhanh chóng làm quen, chấp nhận sự thay đổi để hệ thống được vận hành đúng kế hoạch, đạt mục tiêu.