Tuy nhiên, trên thực tế đã phát sinh nhiều khó khăn vướng mắc, đòi hỏi phải sửa đổi quy trình.
Tạo thuận lợi cho khách hàng
Hiện tại, quy trình giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên được thực hiện tại bộ phận Kế toán nhà nước thuộc KBNN, khách hàng giao dịch với 1 người là kế toán viên từ khâu gửi hồ sơ, thực hiện thanh toán và nhận kết quả. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt thì khâu nhận tiền mặt phải giao dịch thêm với thủ quỹ thuộc phòng Kế toán nhà nước.
Qua tổng kết 8 năm thực hiện quy trình giao dịch này cho thấy, trách nhiệm của các cán bộ KBNN tại bộ phận một cửa được nâng cao thông qua việc hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ, kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ. Đồng thời có sự phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận nghiệp vụ để phát hiện kịp thời hồ sơ nào chưa đúng, hồ sơ nào chưa đủ chứng từ hợp lệ… để thông báo tới khách hàng.
Về phía khách hàng, quy trình một cửa thực sự đã đem lại sự thuận lợi lớn vì chỉ phải đến 1 nơi để làm thủ tục thanh toán thay vì phải đến nhiều bộ phận như trước đây nên đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian.
Bên cạnh đó, việc nộp hồ sơ thanh toán và nhận kết quả tại một đầu mối còn giúp công việc được giải quyết nhanh chóng, thuận tiện. Thời hạn giải quyết công việc được tính từ thời điểm cán bộ kiểm soát chi nhận đầy đủ hồ sơ, chứng từ theo quy định đến khi xử lý, thanh toán xong cho khách hàng. Thủ tục, hồ sơ và thời hạn giải quyết đối với từng loại nghiệp vụ kiểm soát chi ngân sách nhà nước (NSNN) được công khai tại sảnh giao dịch nên khách hàng biết rõ từng loại hồ sơ, tài liệu cần cung cấp. Từ đó tính chủ động và ý thức trách nhiệm của họ cũng được nâng lên.
Ngoài ra, quy trình giao dịch một cửa còn là cơ sở để lãnh đạo các đơn vị KBNN kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện nhiệm vụ của công chức tại đơn vị mình để kịp thời chấn chỉnh, xử lý những vướng mắc phát sinh…
Cần xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa
KBNN cho biết, mặc dù quy trình giao dịch một cửa nhận được sự đồng thuận cao và sự hài lòng từ phía các đơn vị sử dụng ngân sách và các khách hàng giao dịch, nhưng quá trình tổ chức thực hiện vẫn còn một số hạn chế.
Cụ thể, khi cán bộ kho bạc làm quy trình giao dịch một cửa phải nắm rõ các lĩnh vực trong kiểm soát chi thì mới đảm bảo giải đáp, hướng dẫn cho khách hàng thực hiện đúng quy định. Đây thực sự là một rào cản lớn vì mỗi ngành, mỗi lĩnh vực đều có những đặc thù riêng, cơ chế riêng.
Hơn nữa, tại văn phòng KBNN tỉnh, thành phố khi bố trí một vài cán bộ tiếp nhận hồ sơ dễ bị ách tắc công việc vào các ngày cao điểm như đầu tháng, cuối tháng, cuối năm… dẫn đến trường hợp khách hàng phải chờ đợi lâu, cán bộ kiểm soát không chặt chẽ, chất lượng không cao. Trong quá trình kiểm soát của kế toán chi, nếu có vướng mắc hoặc chưa rõ thì khó liên hệ được với khách hàng do công chức một cửa là người nhận hồ sơ.
Hoặc như quy định chứng từ đơn giản được nhận vào buổi sáng, kiểm soát chi và thanh toán vào buổi chiều khó đảm bảo được do 1 kế toán viên giao dịch với nhiều đơn vị, với nhiều thao tác cùng lúc như ghi nhận cam kết chi, thu 2% thuế giá trị gia tăng… đã tạo áp lực cho kế toán viên, nhất là khi số lượng chứng từ nhiều.
Theo ý kiến từ các cán bộ trực tiếp làm công tác kiểm soát chi, cần xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ một cửa và thông tin khách hàng trong toàn hệ thống KBNN để tạo thuận lợi hơn nữa trong công tác nhận hồ sơ và trả kết quả. Phần mềm này sẽ giúp nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, tăng năng suất lao động, giảm thời gian xử lý hồ sơ cũng như giúp tra cứu nhanh, kịp thời các thông tin, cũng như phục vụ cho việc theo dõi quy trình luân chuyển chứng từ giữa các bộ phận trên mạng.
Bên cạnh đó, cũng cần phải có quy định cụ thể là 1 cán bộ sẽ kiểm soát bao nhiêu đơn vị giao dịch để công tác kiểm soát chi đạt kết quả cao, đảm bảo an toàn việc quản lý NSNN và đúng thời gian. Đồng thời, phân công rõ cán bộ nào nhận và giải quyết hồ sơ cho 1 đơn vị sử dụng ngân sách với nhiều tài khoản thì đơn vị đó chỉ giao dịch với cán bộ đó.